Agile methodologies in project management : a study in small companies developing digital products

Abstract

The present study investigates the implementation of Agile project management methodologies in small companies developing digital products in the Minho region of Portugal. Through semistructured interviews with 11 project managers analysed using template analysis, this research explores the methodologies employed, the rationale behind their choice, the practices involved, the software and tools that support them, how teams are organised, the performance metrics they use, and the main challenges they face. Findings suggest that although Scrum and Kanban are the dominant ethodologies, their application is highly contextual. Teams frequently alternate between them based on project characteristics, combine them into hybrid methodologies like Scrumban, or adopt unlabelled approaches that selectively incorporate practices from multiple others. Tailoring Agile methodologies and practices is the small companies’ strategy to suit their unique constraints and needs. Teams employ diverse software applications for overall project management, communication (especially pertinent for distributed teams and remote work), design collaboration, and code. Role overlap is frequent, reflecting cross-functionality as a way to overcome limited resources. Time-based key performance indicators are common, accompanied by practices such as time tracking per task and story points converted directly in time. However, there was also a notable presence of indicators of different nature, addressing all three aspects of the Agile triangle: constraints, value, and quality. Despite this balanced approach, several challenges emerge, including inaccurate estimations and fluctuating client requirements.

O presente estudo visa investigar a implementação de metodologias Agile na gestão de projetos em pequenas empresas que desenvolvem produtos digitais na região Minho, em Portugal. Através de entrevistas semiestruturadas com 11 gestores de projeto, analisadas com recurso a template analysis, esta pesquisa procura compreender as metodologias adotadas, as razões subjacentes à sua escolha, as práticas associadas, o software e as ferramentas que as suportam, como as equipas se organizam, que métricas de desempenho são utilizadas e os principais desafios enfrentados. Os resultados revelam que, embora Scrum e Kanban sejam as metodologias predominantes, a sua aplicação varia consideravelmente em função do contexto. Existem empresas que alternam entre as duas, consoante as características do projeto. Outras combinam-nas em metodologias híbridas como o Scrumban. E outras organizações há ainda que seguem abordagens próprias, selecionando práticas de várias metodologias e sem conseguirem encontrar um rótulo. A customização de metodologias e práticas ágeis é uma estratégia empregue pelas pequenas empresas para responder às necessidades, considerando os seus constrangimentos específicos. Há uma diversidade de aplicações e software em uso para as finalidades de gestão global de projetos, comunicação (aspeto particularmente pertinente em caso de trabalho remoto e equipas distribuídas), e colaboração em design e em código. Em termos de papéis, observou-se que a sobreposição de funções é recorrente, o que sugere que a transversalidade pode atuar como um mecanismo compensatório na limitação de recursos. Indicadores de desempenho relacionados com o fator tempo são comuns, e geralmente acompanhados por práticas como registo de tempo por tarefa e conversão direta de story points em tempo de execução. Contudo, verifica-se igualmente a presença de indicadores de outras naturezas, abrangendo os três vértices do triângulo Agile: constrangimentos, valor e qualidade. Não obstante esta abordagem equilibrada, emergem vários desafios, entre os quais estimativas imprecisas e requisitos altamente variáveis.